LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

Objetivos

• Aplicar y utilizar criterios de eficiencia y optimización en la organización de recursos e instalaciones utilizando la normativa adecuada, orientando dicha normativa, en el caso de instalaciones, a la prevención de riesgos.
• Describir los criterios de gestión y organización de recursos materiales, elementos ambientales e instalaciones de una oficina.

Temario

1. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad.

2. Medios y métodos de trabajo.

3. La planificación como hábito.

• 3.1. El lugar de trabajo. La oficina y su organización.
• 3.2. Preparación previa de la jornada de trabajo.

4. Priorización.

• 4.1. Formas de fijar prioridades.
• 4.2. Lo urgente y lo importante.

5. Organización.

• 5.1. Reagrupación y simplificación.
• 5.2. Distribución racional de las tareas a lo largo de la jornada.

6. Delegación.

7. Control y ajuste. El control del tiempo.

• 7.1. Ladrones del tiempo.
• 7.2. Cálculo del valor del tiempo. Técnica de medición temporal del trabajo.
• 7.3. Métodos de optimización del tiempo.
• 7.4. El reloj biológico. La curva de la actividad y la fatiga.
• 7.5. El tiempo y el estrés.
• 7.6. Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo. Instalación. Funciones y procedimientos de las aplicaciones.

8. La calidad en los trabajos de secretariado.

9. Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación.

10. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación.

11. El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda, el material de trabajo papel, sobres, etc., menaje y suministros varios.

12. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización.

13. Prevención de riesgos laborales.

• 13.1. Normativa actual. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
• 13.2. La carga de trabajo, la fatiga y la insatisfacción laboral.
• 13.3. Criterios ergonómicos.

Requisitos previos

No se requiere titulación específica ni conocimientos previos en la materia.